Wachstum mit moderner IT – Teil 3:
Warum die falsche Software Sie bares Geld kosten kann – und wie es anders geht!

Themenserie Software: Wachstum mit moderner IT: Grüner Kaktus in lila Blumentopf
Unsere Themenserie Wachstum mit moderner IT versammelt Tipps und Empfehlungen zu neuen Ansätzen für eine leistungsstarke Infrastruktur, mit der Unternehmen ihren Erfolg nachhaltig sichern und ausbauen können.
Lesen Sie in diesem dritten Fallbeispiel der Serie, wie ein Hersteller den Anforderungen des digitalen Zeitalters begegnet, indem er seine Kostenrechnung auf ein neues Fundament stellt und so seine Rentabilität steigert.
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Empfehlung: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Geschäfts­ergebnisse – nicht auf Ihre IT

Mit elastisch skalierbaren und anpassbaren Lösungen aus der Cloud rückt Technologie heute in den Hintergrund – also genau dorthin, wo ihr Platz sein sollte. Moderne IT begleitet und unterstützt Sie durch:

  • Automatisierung von manuellen Vorgängen, sodass Sie konsistentere Ergebnisse erhalten – ob in der Auftragserfüllung oder im Hinblick auf die Produktqualität
  • Konsolidierung Ihrer Daten aus verschiedenen Quellen und Kanälen, um die interne Kontrolle zu erhöhen
  • Beseitigung von Informationsinseln zwischen verschiedenen Abteilungen, um die Zusammenarbeit zu fördern und ein Gesamtbild der Geschäftstätigkeit zu erhalten

Mit IT zum Selbstzweck ist niemandem gedient – und dies sollten Sie bei allen Diskussionen um aktuelle Schlagwörter wie Big Data, BYOD, Compliance, Cloud, Mobile, Security usw. stets im Hinterkopf behalten. Richten Sie Ihre Entscheidungen an den geplanten Ergebnissen aus – und stellen Sie sie regelmäßig auf den Prüfstand. Die Unternehmens-IT ist in anspruchsvollen wirtschaftlichen Zeiten wie diesen ein dynamisches Gebilde, und Sie sollten sich nicht mit Kompromissen zufriedengeben.

Sollen bestehende oder neue Herausforderungen im Unternehmen angegangen werden, ist es ein Leichtes, sich monate- oder gar jahrelang über die dafür benötigten Technologien den Kopf zu zerbrechen. Doch Ihr Hauptaugenmerk sollte nicht auf der Technologie liegen, sondern auf Geschäftsergebnissen.

Haben Sie eine IT-Strategie? Und passt sie zu Ihrem Unternehmen?

Die erste Frage werden die meisten Entscheider sicher mit einem klaren „Ja“ beantworten. Mit der zweiten Frage schaut es meistens schon anders aus. Natürlich ist man sich einig: Um ein Unternehmen auf dem richtigen Kurs zu halten, wird passgenaue Unterstützung durch eine flexible, zuverlässige und sichere IT benötigt. Doch diese kann stets nur so gut sein wie die Strategie, mit der sie konzipiert und umgesetzt wird. Und der Erfolg der Strategie hängt in hohem Maße davon ab, wie gut sich technologische und kaufmännische Entscheider über die gemeinsamen Ziele verständigen konnten und können.

Das alte Rollenverständnis der IT

In den letzten beiden Jahrzehnten hatten IT-Abteilungen zumeist die „Schlüsselgewalt“ über sämtliche Systeme für die Unternehmenssteuerung inne, mit denen die Abläufe des Tagesgeschäfts unterstützt werden sollten. Entscheider in den Fachabteilungen mussten das nutzen, was die IT ihnen zur Verfügung stellte. Ein echter Dialog über die Anforderungen aus Business-Sicht und die IT-seitigen Möglichkeiten kam dabei selten zustande, sodass fehlende Funktionen und Schnittstellen sowie manuelle Workarounds in vielen Unternehmen eher die Regel denn die Ausnahme darstellten. Logische Folgen wie hohe Fehlerquoten, Prozessbrüche und eine fehlende Transparenz wirkten sich wiederum auf die Umsatzsituation und die Rentabilität aus.

Berechnungen = Glückssache?!

Bei einem Hersteller von Tiernahrung mussten die Entscheider genau dies gewissermaßen auf „die harte Tour“ lernen, bevor ein Umdenken einsetzte. Den Mitarbeitern in der Finanzabteilung sowie in Einkauf, Verkauf und Produktion standen schlichtweg nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung, um eine effektive Kostenrechnung durchzuführen – und die Auswirkungen bekam das gesamte Unternehmen zu spüren.

So wurde beispielsweise in der jährlichen Vorbereitung auf neue Vertragsverhandlungen mit Abnehmern, unter anderem einer großen Einzelhandelskette, viel Arbeit in die manuelle Kalkulation von Produktionskosten gesteckt – ohne jedoch sicher sagen zu können, dass die Berechnung auf den richtigen Annahmen und Kennzahlen basierte.

Warum aus etwas Eckigem niemals eine runde Lösung wird

Bei diesem Fertigungsbetrieb kam ein weiteres Problem erschwerend hinzu: Wie viele andere Prozessfertiger auch, versuchte das Unternehmen, seine Abläufe mithilfe einer Software abzubilden, die ursprünglich für Hersteller auf dem Sektor der diskreten Fertigung entwickelt worden war. Jedoch ließen sich darin verschiedene Parameter in den Herstellungsverfahren gar nicht praxisnah abbilden, genauso wenig die erforderlichen Modifikationen an physischen Anlagen, die sich auf die Kostenseite auswirken.

So traten letztlich bei der Kostenrechnung die immensen Unterschiede zwischen den beiden Fertigungsmodellen zu Tage – und man musste sich mit einer manuellen Lösung behelfen. Dabei war man wiederum von dem Wissen einzelner Mitarbeiter abhängig, die in der Vergangenheit bereits ähnliche Berechnungen durchgeführt hatten.

Grenzen erkennen …

  • Alles in allem waren sowohl die zugrundeliegenden Zahlen als auch die errechneten Ergebnisse immer wieder ein Produkt aus „Best Guess“ und reiner Bleistift-Akrobatik. Der Hersteller hatte infolgedessen immer wieder mit schwerwiegenden Problemen zu kämpfen:
  •  Ausschreibungen wurden verloren, da die Verkäufer aus Sicherheitsgründen häufig mit einem zu großen „Puffer“ kalkuliert hatten, wodurch die Angebote im Vergleich mit Mitbewerbern einfach zu teuer waren.
  • Da vorhandene Bestände und erwartete Lieferungen nicht lückenlos verfolgt werden konnten, fehlte den Einkäufern der Gesamtüberblick, und Rohmaterialien mussten teils zu hohen Kosten eingekauft werden, um den Bedarf in der Fertigung kurzfristig zu decken.
  • Im Finanzmanagement musste man sich mit manuellem und somit zeitaufwendigem Reporting begnügen, und häufig waren die Berichte zum Zeitpunkt ihrer Erstellung schon wieder veraltet.

… und Grenzen überwinden

Mit einer modernisierten IT-Plattform auf der Basis von Microsoft-Technologien konnte der Tierfutterhersteller eine automatisierte Berechnung der Einstandspreise realisieren. Heute profitiert man von umfassenden Echtzeit-Einblicken in die Rentabilität einzelner Produkte und kann valide Kostenkalkulationen und Forecasts erstellen. Der Hersteller kümmert sich jetzt primär um den Vertrieb seiner Cashcow-Produkte und kann sein Portfolio dennoch ad-hoc anpassen, um den aktuellen Bedarf aus dem Markt zu decken.

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Wachstum mit moderner IT

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Themenserie Wachstum mit moderner IT

In unserer Themenserie befassen wir uns mit typischen Herausforderungen und Problemen der Digitalisierung, die insbesondere von wachstums­orientierten Firmen, gleich welcher Branche, bewältigt werden müssen. Fallbeispiele erhellen schlaglichtartig, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie Ihr Unternehmen bestmöglich unterstützen können.

Hier finden Sie alle Beiträge der Themenserie Wachstum mit moderner IT
  1. Teil 1 Systemwechsel, jetzt! 
  2. Teil 2: Der Weg zur reibungslosen Auftragsabwicklung
  3. Teil 3: Warum die falsche Software Sie bares Geld kosten kann – und wie es anders geht!
  4. Teil 4: Innovative Plattformen für innovative Unternehmen

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