Wachstum mit moderner IT – Teil 2:
Der Weg zur reibungslosen Auftragsabwicklung

Reibungslose Auftragsabwicklung: Pflanze ausgraben
Im Auftakt-Artikel zu unserer Themenserie Wachstum mit moderner IT ging es um neue Ansätze, mit denen Unternehmen ihren Erfolg auf Basis einer leistungsstarken Infrastruktur vorantreiben können. In den nächsten Wochen stellen wir anhand von Fallbeispielen vor, wie Betriebe den Herausforderungen des digitalen Zeitalters konkret begegnen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie ein Mittelständler seine Produktion optimieren konnte und mit besserem Service bei seinen Kunden aus der Kfz-Branche punktet.
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In der Automobilindustrie müssen sich Hersteller und Zulieferer grundlegend neu aufstellen, um mit den Erwartungen der Kunden und den Vorgaben seitens der Gesetzgebung Schritt zu halten. Dabei wandelt sich durch die Digitalisierung nicht nur die Produktwelt selbst (Stichwort: das „vernetzte Auto“), sondern auch das Kauf- und Informationsverhalten der Kunden ist ein völlig anderes geworden.

Der geringe Spielraum, der Anbietern in Sachen Kostenoptimierung und Preisgestaltung zur Verfügung steht, wirkt sich somit direkt auf die Produktions- und Lieferkette aus. Fakt ist: Hersteller und Zulieferer müssen ihre Prozesse immer enger aufeinander abstimmen, Just-in-Time-Lieferungen einhalten und für höchste Transparenz sorgen, um rasch auf Chancen und insbesondere auf Probleme reagieren zu können. Greifen die Abläufe nicht wie Zahnräder ineinander, stehen im schlimmsten Fall ganze Produktionslinien still – mit weitreichenden Folgen für die beteiligten Unternehmen und ihre Mitarbeiter.

Verzögerungen in der Fertigungssteuerung

So erging es einem mittelständisch organisierten Zuliefererbetrieb, der durch seine veraltete IT-Systemlandschaft in die Bredouille geriet. Diese konnte mit seinem starken Wachstum der vergangenen Jahre schlichtweg nicht mehr mithalten, sodass die Mitarbeiter in der Planung immer wieder auf manuelle, papierbasierte Prozesse zurückgreifen mussten.

Zwar gab es bereits Systeme für die Verarbeitung von Aufträgen per EDI („Electronic Data Interchange“), doch was an allen Ecken und Enden fehlte, war die durchgängige Integration in die Produktionsplanung und die vor- und nachgelagerten Prozessschritte. So wurde die Fertigung mehr schlecht als recht am Laufen gehalten, und kleine Verzögerungen im Warenzulauf wuchsen sich mitunter zu massiven Lieferverspätungen gegenüber den eigenen Kunden aus, die von den Abnehmern – namhaften Automobilherstellern – schließlich nicht mehr akzeptiert werden konnten.

Wenn veraltete Systeme zum Hemmschuh werden

Was an sich für jedes Unternehmen gilt, ist gerade in der Fertigungsbranche essenziell: Die Auftragssteuerung muss als dynamischer Prozess geführt werden. Aufträge von Kunden gehen ein und durchlaufen mehrere Abteilungen. Somit brauchen Mitarbeiter in Verkauf, Produktion, Lager und Logistik sowie in Einkauf, Buchhaltung und Service umfassende Einblicke in sämtliche Aspekte des Kundenauftrags. Um einen reibungslosen Auftragsdurchlauf zu unterstützen, sind vernetzte, hoch integrierte Systeme das A und O. Bei besagtem Autoteilehersteller jedoch wurden Aufträge noch manuell erfasst und die Daten – ebenfalls manuell – in die Systeme der beteiligten Fachbereiche übertragen.

Die Folgen

  • Hohe Fehlerquote in der Auftragsbearbeitung und -erfüllung
  • Ungenaue Planungsergebnisse, sodass Mitarbeiter immer wieder manuell nachjustieren mussten
  • Regelmäßiges Agieren „auf Zuruf“, indem eilige Aufträge vorgezogen wurden
  • Hohe Lieferkosten und Zeitverzögerungen in der Produktion
  • Prozessbrüche, da eine Hand nicht wusste, was die andere tat
  • Große Unzufriedenheit bei wichtigen Kunden – bis zum Verlust eines großen Rahmenauftrags

Die Lösung: eine moderne IT-Plattform

Der Autoteilehersteller reagierte buchstäblich um „fünf vor zwölf“ und entschied sich für eine neue Unternehmenslösung, mit der die bestehenden Probleme beseitigt werden sollten. Dank einer vollständigen Automatisierung von EDI mit Microsoft Dynamics hat das Unternehmen einen Rahmen geschaffen, um Aufträge über eine nachfragebasierte Verarbeitungslogik direkt in die Produktionsplanung einzusteuern.

Die Fertigung wird nun zeitgerecht geplant, und das automatisierte Datenmanagement hat die manuellen Prozesse und die damit verbundenen Fehlerquellen praktisch eliminiert. So gehören die kostenträchtigen Probleme der Vergangenheit an.

Unsere drei Tipps: So modernisieren Sie Ihre IT für eine fristgerechte Produktion.

  1. Setzen Sie konsequent auf Digitalisierung:
    Manuelle Prozesse vermeiden und klassische Fehlerquellen ausschalten
    Transparenz im gesamten Unternehmen und in der Supply Chain schaffen
  2. Setzen Sie auf skalierbare Lösungen:
    Markttrends und Kaufhistorien auswerten, um den zukünftigen Bedarf abzuschätzen
    Absatz und Vorratshaltung praktisch tagesaktuell und in Echtzeit planen
    Fertigungskapazitäten bei saisonbedingten Nachfrageschwankungen zurückfahren oder aufstocken
  3. Setzen Sie auf Analysen und Business Intelligence:
    Aus Ihren Daten die Erkenntnisse ableiten, die Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen
    Einblicke leicht verständlich und für jedes Endgerät auf Abruf zur Verfügung stellen
    Planung nach „Bauchgefühl“ durch fundierte Entscheidungen ablösen

Themenserie Wachstum mit moderner IT

In unserer Themenserie befassen wir uns mit typischen Herausforderungen und Problemen der Digitalisierung, die insbesondere von wachstums­orientierten Firmen, gleich welcher Branche, bewältigt werden müssen. Fallbeispiele erhellen schlaglichtartig, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie Ihr Unternehmen bestmöglich unterstützen können.

Hier finden Sie alle Beiträge der Themenserie Wachstum mit moderner IT
  1. Teil 1 Systemwechsel, jetzt! 
  2. Teil 2: Der Weg zur reibungslosen Auftragsabwicklung
  3. Teil 3: Warum die falsche Software Sie bares Geld kosten kann – und wie es anders geht!
  4. Teil 4: Innovative Plattformen für innovative Unternehmen

Themenserie

In unserer Themenserie befassen wir uns mit den Herausforderungen, vor denen wachstumsorientierte Firmen verschiedener Branchen stehen. Wir zeigen typische Fallstricke auf und präsentieren die Erfahrungen von Kundenunternehmen, die Ihnen als Inspiration dienen können und Ihnen helfen sollen, typische Fehler zu vermeiden. Zum ersten Beitrag dieser Serie geht es hier.

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