Registrierkassenpflicht: Systemintegration spart Zeit und Kosten

Registrierkassenpflicht: Ladenkasse mit Münzen
Beim Thema Prozesse optimieren denkt man vielleicht nicht als allererstes an die Umsetzung der Registrierkassenpflicht. Dabei ist deren Einführung in Österreich ein ganz gutes Beispiel dafür, welcher Wettbewerbsvorteil es sein kann, auf neue Anforderungen flexibel und schnell zu reagieren. Münzt man das auf Digitalisierung um, kann man eine ganze Menge lernen.
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Abwarten und Tee trinken?

Als die Registrierkassenpflicht mit 1. Jänner 2016 teilweise in Kraft getreten ist, sagte sich der durchschnittliche, traditionsgeprägte österreichische Unternehmer zwar vielleicht „Damma wos“ (österr. Österreichisch für: die Absicht vorzutäuschen, das auferlegte Arbeitssoll gemeinsam erfüllen zu wollen“). Wahrscheinlich überlegte er jedoch insgeheim, ob er das nicht noch ein Weilchen aussitzen könnte. Schließlich impliziert ja „teilweise“ sowieso schon eine Menge Übergangsfristen und wir vertrauen gewöhnlich auch gerne darauf, dass nie so heiß gegessen wird, wie gekocht wird.

Es geht auch anders

Ein Ansatz, den man übrigens auch von der Digitalisierung her gewohnt ist. Im aktuellen europaweiten DESI Index (Digital Economy and Society Index), liegen wir auf Platz 12 von 28 EU – Staaten, auch der Digitalisierungsgrad hat also noch viel Luft nach oben.

Dass es auch anders geht, zeigt Friedrich Gillhofer, vom gleichnamigen Mühlviertler Familienbetrieb (ein Franchisenehmer von BauProfi). Anstatt Entscheidungen zu vertagen, bis sie irgendwann sowieso unausweichlich werden, nahm er sie proaktiv in Angriff. Er plante, bereits vor allen Verschärfungen, so optimal gerüstet zu sein, dass weder bestehende Systeme betroffen, noch der laufende Betrieb gestört werden würde. Während andere Firmen im Zuge der Umstellung mit organisatorischen und technischen Anpassungsproblemen zu kämpfen hatten, lief bei Gillhofer bereits wieder alles reibungslos.

Geschickt integrieren statt zuviel investieren

Neue Anforderungen, egal ob technischer oder regulativer Natur, bringen zumeist einen hohen finanziellen Aufwand mit sich. Die Investitionen, beispielsweise in Infrastruktur und Schulungen, können mit einigen Tricks aber möglichst niedrig gehalten werden. Gillhofer investierte nicht in ein komplett neues System, sondern integrierte ein eigens entwickeltes Addon als Registrierkassenfunktion in seine bestehende betriebswirtschaftliche Lösung. Dadurch waren nur geringe Anpassungen nötig und alle bereits existierenden digitalen Prozesse konnten beibehalten werden. Gillhofer und seine Belegschaft können somit weiterhin in der gewohnten Umgebung arbeiten und problemlos auf die bestehenden Daten zugreifen – doppelte Datenerfassung gibt es nicht.

Vorausschauend handeln

Übrigens auch ein Ratschlag der Wirtschaftskammer Österreich (WKO): Besitzt man bereits ein derartiges System und bietet dieses entsprechende Erweiterungen, stellt das im Regelfall die kostengünstigste und effizienteste Option dar. Dabei betont die WKO aber auch die Wichtigkeit, den Anbieter sorgfältig auszuwählen. Für Friedrich Gillhofer war ausschlaggebend, dass nicht nur bereits die, mit April 2017 eintretenden, Vorschriften schon vorab berücksichtigt wurden, sondern dass er sich auch verlassen kann, dass seine Lösung mit zukünftigen gesetzlichen Anforderungen jederzeit Schritt halten wird.

Registrierkassen­­pflicht (Österreich)

Für wen sie gilt:
ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze (inklusive Bankomatkartenzahlungen, Kreditkarten) 7.500 Euro netto je Betrieb im Jahr überschreiten

Ab 01.04.2017 muss eine technische Sicherheitslösung mittels Signaturerstellungseinheit mit einer kryptografischen Signatur die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege gewährleisten. Die Registrierung bei FinanzOnline muss jetzt zwingend erfolgt sein.
Ab diesem Zeitpunkt werden finanzstrafrechtliche Konsequenzen ohne Ausnahme geführt.

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